Контрольный срок получения требований от ифнс через почту россии сократился ровно на сутки. Факт вручения письма Как подтвердить получение заказного письма датой

Суд может рассмотреть дело и вынести решение в отсутствие ответчика (ст. 233 ГПК РФ). Такая практика к сожалению или к счастью применяется повсеместно. Чтобы решение суда, принятое в отсутствие ответчика, было правомерным необходимо надлежащим образом его уведомить. И, как правило, это делается заказным письмом. Если ответчик судебное извещение не получал, это является основанием для отмены заочного судебного решения.

Извещение лиц, участвующих в деле, - прямая обязанность суда. Но на практике при ее реализации возникает ряд проблем. Именно эти проблемы помогут доказать, что ответчик судебное извещение не получал.

Сослаться на неполучение письма недостаточно. Как доказать, что не получал судебное извещение? Именно об этом и пойдет речь в статье. Учитывая, что получатель является добросовестным лицом, «косяки» необходимо искать у суда и почты.

Ошибки суда при направлении извещения

В деле нет доказательств отправки извещений ответчику

Ответчик считается извещенным о судебном заседании после того, как получит копию искового заявления, которое направляется судом (ч. 3 ст. 114 ГПК РФ). Копия иска высылается ответчику по почте заказным письмом. А в деле должен быть документ, который подтверждает отправку письма. Как правило, это почтовая квитанция об отправке заказного письма либо реестр отправки почты с печатью почтового отделения. Если в деле нет доказательств отправки извещения, то нужно сослаться на то, что суд не извещал ответчика.

Что делать? Проверьте, есть ли в деле доказательства отправки извещения ответчику. Если таких доказательств нет, сошлитесь на это в жалобе. Если в деле есть документы, но они не подтверждают факт отправки, также укажите об этом в жалобе.

Суд направил ответчику извещение по неверному адресу

Копия иска направляется судом по месту жительства ответчика, а также по адресу представителя или по фактическому адресу, если они известны. Если суд вышлет письмо по неверному адресу, ответчик может сослаться на то, что его не известили.

Что делать? Проверьте доказательства отправки извещения. Обратите внимание, совпадает ли адрес, по которому отправили письмо, с адресом ответчика. Если обнаружите ошибку - сошлитесь на это в жалобе.

Суд не направил ответчику извещение по всем известным адресам

Если суд выслал письмо по адресу ответчика, но тот не пришел на почту, то адресат считается извещенным. В этом случае срабатывает так называемая фикция извещения: ответчик по факту письмо не получил, но для суда считается, что он извещен. Это связано с тем, что суд не может контролировать, чтобы каждая сторона действительно получила и прочитала письмо. Судья обязан дать такую возможность, то есть выслать извещение. Затем риски перекладываются на адресата, который обязан получать корреспонденцию по своему адресу.

Если адресат не получил письмо не по своей вине, он обязан это доказать.

Однако для того, чтобы сработала фикция извещения, суд обязан выслать ответчику письмо по всем адресам, которые есть в деле. То есть не только по месту регистрации, но и по месту фактического нахождения, если он известен. Если суд этого не сделал, то ответчик может ссылаться на то, что его не известили.

Что делать? Проверьте, есть ли в деле доказательства отправки извещения по всем адресам, информация о которых есть в деле. Если суд не выслал ответчику письмо по всем известным ему адресам и ответчик фактически письмо не получил, то сошлитесь на это в жалобе.

Суд известил ответчика незаблаговременно

После получения искового заявления у ответчика должно быть время для подготовки к судебному заседанию, составлению отзыва на исковое заявление или встречного иска. Поэтому судебные извещения должны направляться заблаговременно.

Количество дней необходимых для подготовки к судебному заседанию законодательно не определено, но однозначно можно сделать вывод о том, что получение судебного извещения в день судебного заседания не является надлежащим способом уведомления.

Что делать? При обжаловании судебного решения сошлитесь на несвоевременное уведомление.

Суд разместил в интернете недостоверную информацию о судебном заседании

Если размещенный в интернете судебный акт содержит ошибочную информацию по делу или определение по другому делу и ответчик не смог принять участие в судебном заседании или представить доказательства, то решение суда можно отменить.

Что делать? Проверьте, какая информация размещена на сайте. Например, информация может быть размещена по другому делу. Или по этому делу, но о назначении уже прошедшего судебного заседания. Если обнаружите такую ошибку, сошлитесь на это в жалобе.

Суд указал в определении неверные сведения о проведении видео-конференц-связи

При назначении заседания по видео-конференц-связи, суд обязан указать в определении дату и время заседания, а также адрес, куда нужно явиться ответчику. Если суд укажет неверную информацию и рассмотрит дело без ответчика, решение можно отменить.

Что делать? Если не смогли участвовать в заседании из-за ошибки суда, сошлитесь на это в жалобе.

Ошибки почты при направлении извещения

Почта не вручила ответчику вторичное извещение

Почта обязана доставить заказное письмо и вручить адресату лично под расписку. Для этого почтальон оставляет в ячейке абонентского почтового шкафа или в почтовом ящике извещение, в котором адресат уведомляется о необходимости получить письмо (пп. 3.2, 3.3 приказа Почты России от 5 декабря 2014 г. № 423-п).

Если адресат не явился за письмом в течение трех рабочих дней после того, как ему доставили первичное извещение, почтальон обязан направить ему вторичное извещение (п. 3.4 приказа Почты России № 423-п).

Самая частая ошибка почты состоит в том, что адресату не вручают вторичное извещение. В этом случае решение суда можно отменить.

Что делать? Поверьте, есть ли на сайте «Почты России» сведения о вторичном извещении, а на оборотной стороне почтового отправления - отметка о дате и времени выписки вторичного извещения. Если таких сведений нет, укажите на это в жалобе. Если такие сведения есть, то проверьте, не противоречит ли информация с сайта «Почты России» отметке на оборотной стороне конверта. Будут противоречия - также укажите на них в жалобе.

Почта не указала причины возврата письма

Если ответчик не получил заказное письмо в течение семи дней со дня, когда оно поступило, почта отправляет его обратно в суд (п. 3.6 приказа Почты России № 423-п). В этом случае ответчик считается извещенным. Но если почта не указала причины возврата письма, решение можно оспорить.

Что делать? Проверьте, есть ли на конверте, который вернулся в суд, отметка почты о причинах возврата письма. Если нет - сошлитесь на это в жалобе.

Отсутствие отметок о причинах возврата и календарных штемпелей на письме поможет оспорить фикцию извещения

Почта проигнорировала просьбу ответчика о пересылке писем по фактическому адресу

На почте есть платная услуга по пересылке писем по другому адресу (п. 45 приказа Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234) Если ответчик воспользовался этой услугой, а почта свою обязанность по переадресации писем не исполнила, то решение суда можно отменить.

Что делать? Если вы заказывали услугу по пересылке писем по фактическому адресу, приложите к жалобе заявление с печатью почтового отделения. Обратитесь на почту с требованием разъяснить причины неполучения писем. Скорее всего, почта признает свою вину. Но даже если нет - не страшно. Заявление на почту о разъяснении причин неполучения писем по фактическому адресу и ответ почты также приложите к жалобе.

Почта отправила письмо обратно в суд раньше времени

Если ответчик не пришел за заказным письмом, почта обязана отправить его обратно в суд после того, как истекут семь дней со дня поступления письма в отделение (п. 3.6 приказа Почты России № 423-п). Но если почта отправила письмо раньше, из-за чего ответчик не смог его получить, решение суда можно отменить.

Срок хранения исчисляется со следующего дня после поступления письма в отделение почтовой связи.

Что делать? Уточните, когда письмо пришло в почтовое отделение, и рассчитайте срок, когда почта должна была отправить его обратно в суд. Нет смысла спорить, если с даты, когда письмо пришло в отделение, прошло не меньше семи дней. Но если почта выслала письмо раньше, то сошлитесь в жалобе на то, что из-за ошибки почты вы не смогли получить письмо.

Коллеги, как известно, федеральный закон № 100 обогатил первую часть ГК важной статьёй, содержащей правила о юридически значимых сообщения - ст. 165.1.

Пункт 1 указанной статьи содержит две нормы:

«Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним».

Здесь возникает очень интересный вопрос, в какой именно момент юридически значимое сообщение считается доставленным получателю, если оно не было получено им по зависящим от него причинам, например, при возврате почтового отправления в связи с истечением срока хранения:

С момента доставки получателю первого уведомления о необходимости явиться на почту и забрать отправление, содержащее юридически значимое сообщение;

С момента истечения срока хранения отправления, содержащего юридически значимое отправление.

Ответ на данный вопрос имеет важное прикладное значение для определения момента начала течения исковой давности, расторжения договора и тд.

При этом применение второго подхода к определению момента доставки продлевает срок на 30 дней.

В практике АС Московского округа я нашёл пример первого подхода к разрешению проблемы(Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.07.2016 N Ф05-7878/2016 по делу N А40-52891/2014). Обстоятельства дела таковы.

Акционер суд с иском о возмещении убытков, причиненных в связи с ненадлежащим определением цены выкупаемых ценных бумаг.

В силу абз. 5 п. 4 ст. 84.8 ФЗ «Об АО» указанный иск может быть предъявлен в течение шести месяцев со дня, когда такой владелец ценных бумаг узнал о списании с его лицевого счета (счета депо) выкупаемых ценных бумаг.

Суды установили, что 05.09.2013 года нотариус направила уведомление о поступлении денежных средств в адрес акционера о списании с его лицевого счета выкупаемых ценных бумаг.

Уведомление нотариуса доставлено по указанному адресу 07.09.2013, однако было возвращено отправителю в связи с истечением срока хранения.

Применив первый подход, суды пришли к выводу, что срок исковой давности истек 07.03.2014 года. При этом иск был предъявлен 08.04.2014 года. В связи с этим в иске было отказано на основании пропуска истцом срока исковой давности.

Таким образом, в случае, если бы истец подал исковое заявление на день раньше, то дело могло быть решено иначе (при применении судами иного подхода к толкованию норм права).

Пример второго подхода продемонстрирован в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.09.2016 N 19АП-4494/2016 по делу N А14-2016/2016:

«Суд первой инстанции пришел к правильному выводу о том, что срок исковой давности в рассматриваемом случае следует исчислять с даты возвращения нотариусу нотариального округа городского округа город Воронеж Воронежской области обратно соответствующего извещения N 1473 от 02.12.2012 г. - с 05.01.2013 г.».

Коллеги, у кого-то есть практика по данному вопросу? Какие будут соображения в пользу первого или второго подхода? Или, может, кто-то ещё какие-то подходы предложит?

Письма контролирующих структур (суды, ИНФНС, Минфин) по вопросу подтверждения даты получения документов.Мы получили уведомление о начислении бонуса от поставщика в январе 2016 года, но дата на документе 31.12.2015 года и подтвердили это записью в журнале регистрации корреспонденции, но проверяющие настаивают на том, что данный документ нужно было отражать в декабре 2015 год, т.к. подтвердить дату документа нужно штампом на конверте.

Контролирующие органы не высказывались относительно получения документов от контрагента по почте, но имеется устоявшееся мнение налоговых органов о том, что при отправке документов по почте в налоговую инспекцию датой их представления считается дата отправки , а не дата получения корреспонденции. Дата подтверждается почтовым штампом на квитанции и описи.

Соответственно, такой же подход инспекция применила и в данном случае – письмо датируется 31.12.2015 г., у поставщика в почтовых документах об отправке также, вероятно, указана дата 31.12.15. Таким образом, налоговый орган не учел времени на почтовую доставку уведомления.

При этом НК РФ при направлении корреспонденции от инспекции к налогоплательщику учитывает этот срок. Так, например, в абз. 2 п. 5 ст. 100 НК РФ указано, что датой вручения акта налоговой проверки, направленного заказным письмом, считается не день его фактического получения, а шестой день с момента его отправки по почте. Такие же даты приведены в п. 5 ст. 93.1 НК РФ , в письме от 06.05.11 № 03-02-07/1-159 .

Кроме того, на главной странице официального сайта pochta.ru можно подтвердить срок получения письма. Для этого нужно получить от контрагента копию чека о почтовой отправке письма. Там указан трек-номер – это уникальный номер почтового отправления. По нему можно отследить, когда была совершена отправка, когда было получение. Для этого на главной странице сайта pochta.ru в поле «Отследить» надо ввести этот трек-номер (без пробелов и скобок). Сервис обработает запрос и выдаст отчет. Это официальный документ, который подписан электронной подписью. Его можно распечатать, и этот документ подтвердит дату доставки корреспонденции - его можно предъявить в суде как доказательство (судьи принимают во внимание информацию с сайта, см. ).

Таким образом, в данном случае организация может отстоять свою позицию при оспаривании решения ИФНС об учете предоставленного бонуса в январе 2016 г., основываясь на толковании норм НК РФ (при отсутствии разъяснений налоговых органов).

Также можно обратится в контролирующие органы за получением разъяснений по указанному вопросу.

Как сдать налоговую отчетность по почте

Одним из способов представления налоговой отчетности является ее пересылка в инспекцию по почте.

Дата сдачи отчетности

При использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Дату сдачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения . Об этом сказано в абзацах и пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Главбух советует: основным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя, выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие отправку и доставку отчетности в инспекцию.

Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки отчетности можно с помощью разных документов.

Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом. Заказные и ценные письма являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.

Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.

Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 10 Правил, утвержденных .

Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет. Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно. За дополнительную плату можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.

Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.

Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной форме . Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в налоговую инспекцию, организации не удастся.

Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом. Преимущество такого почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.

Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель , имеющий доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию. О порядке оформления таких доверенностей см. Как сдать налоговую отчетность лично инспектору .

Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с описью вложений (абз. 23 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 марта 2008 г. № А56-5297/2007 ,Северо-Кавказского округа от 8 августа 2007 г. № Ф08-4979/2007-1910А , Восточно-Сибирского округа от 10 июня 2008 г. № А19-17988/07-18-Ф02-2081/08 и Поволжского округа от 6 мая 2008 г. № А12-15036/07).

Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.

Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию к ответственности по Налогового кодекса РФ.

Отстаивать свою позицию налогоплательщику придется в арбитраже. Судьи подтверждают неправомерность подобного подхода (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. № А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08 , Уральского округа от 2 июня 2005 г. № Ф09-2371/05-С1 , Северо-Западного округа от 5 июля 2005 г. № А05-2558/05-12 и Северо-Кавказского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф08-1294/2006-561А).

Как определить дату сдачи отчетности при отправке почтой

Дата сдачи отчетности определяется по почтовому штемпелю. Поэтому отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления. Документами, подтверждающими отправку отчетности по почте, является квитанция почтовой службы о приеме письма и опись вложения, заверенная почтовой службой. Для того чтобы почта выдала квитанцию, организация должна отправить отчетность заказным или ценным письмом (п. 31 Правил, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234).

Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как отсчитать месячный срок на подачу возражений, если акт налоговой проверки был направлен в организацию заказным письмом по почте

Месячный срок на подачу возражений отсчитывайте с седьмого дня с момента отправки заказного письма. Дело в том, что датой вручения акта, направленного заказным письмом, считается не день его фактического получения, а шестой день с момента его отправки по почте (абз. 2 п. 5 ст. 100 НК РФ).

Как обратиться в Минфин России (региональные и местные финансовые ведомства) за разъяснениями по налоговому законодательству

Обратиться в Минфин России (региональные и местные финансовые ведомства) можно только письменно (п. , ст. 34.2 и подп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Порядок составления письменного обращения законодательно не урегулирован. В справочной службе Минфина России разъясняют, что запрос можно направить в произвольной форме. Единственное обязательное условие, которое Минфин России предъявляет к письменному запросу, – это наличие сведений об организации (ИНН, КПП, адрес). При этом без доверенности запрос может подписать только руководитель организации (ее законный представитель). Все остальные (уполномоченные представители) должны прилагать к запросу доверенность, подтверждающую их полномочия. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 19 декабря 2007 г. № 03-03-07/24 .

Адрес Минфина России: 109097, г. Москва, ул. Ильинка, д. 9. Адреса региональных или местных финансовых органов можно узнать в СМИ или на их официальных сайтах в Интернете.

Ответить на письменный запрос Минфин России и территориальные финансовые органы должны в течение двух месяцев со дня регистрации запроса. По решению руководителя финансового органа этот срок может быть продлен еще на один месяц. Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 34.2 Налогового кодекса РФ.

За разъяснениями по уплате взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхованиеследует обращаться в Минтруд России (письмо Минфина России от 21 января 2010 г. № 03-04-07/5-1 , п. 3 Указа Президента РФ от 21 мая 2012 г. № 636).

С помощью сайта почты можно подтвердить, что контрагент получил письмо

Диана Вершинина , эксперт «УНП»

Теперь на сайте Почты России можно получить официальное уведомление о вручении письма адресату. Оно пригодится, если надо доказать, что контрагент получил документы от компании. Мы проверили, как все работает

Почта России обновила свой сайт, который переехал на адрес pochta.ru . Через сайт теперь можно получить официальное уведомление о вручении письма.

Когда пригодится распечатка с сайта

В многих случаях отправитель письма должен знать, получил ли контрагент корреспонденцию и в какой день. Например, если по договору обязателен претензионный порядок, то сначала надо предъявить требование должнику - лично либо по почте. Если в договоре займа нет срока возврата, то кредитор уведомляет заемщика о том, что он должен вернуть деньги. А заемщик должен погасить долг в течение 30 календарных дней. Это срок исчисляется с даты получения требования (ст. 810 ГК РФ).

На практике стороны часто заявляют, что не получили письмо. Поэтому компании в суде доказывают, что вручили документ. Причем судьи принимают во внимание информацию с сайта (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.01.15 № 11АП-17108/2014). С новым сервисом на сайте pochta.ru будет проще доказать, что адресат получил корреспонденцию.

Как отследить письмо

Есть два варианта, как отследить посылку. Первый - разовая проверка. Для этого на главной странице сайта pochta.ru в поле «Отследить» надо ввести трек-номер. Он указан в почтовом чеке (см. рис. 1).

При отправке писем по России номер состоит из 14 цифр. Например, 10506495071862. Для заграничных - 13 цифр. Например, CA123456789RU. Вводить трек-номер надо без пробелов и скобок. Затем нужно нажать на кнопку с изображением лупы. Сервис обработает запрос и выдаст отчет. Это официальный документ, который подписан электронной подписью (см. рис. 2). Его можно распечатать. Для этого достаточно нажать на ссылку «Распечатать». Документ подтверждает доставку корреспонденции, и его можно предъявить в суде как доказательство.

Второй способ проверки позволит автоматически получать уведомления о перемещении письма. Для этого надо зарегистрироваться на сайте pochta.ru .

Чтобы настроить уведомления, сначала нажмите на ссылку отслеживание, а затем на кнопку «Зарегистрироваться». В новом окне заполните Ф.И.О., электронную почту, номер мобильного. Затем придумайте пароль и нажмите кнопку «Далее». На мобильный телефон придет код подтверждения, который надо вбить в новом окне.

Затем подтвердите регистрацию. Для этого нажмите на ссылку, которая пришла на электронный адрес. Наконец, в сервисе надо вбить трек-номер. Сайт его запомнит, и на электронный адрес, который был записан при регистрации, будут приходить уведомления о перемещении письма.

ФНС: почтовое требование инспекции считается полученным через шесть дней

Отвечал Сергей Тараканов , советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

«…В рамках «встречки» инспекция направила нам заказным письмом требование о представлении документов. Мы получили его 27 июля, а документы представили 4 августа. Налоговики посчитали, что мы должны были представить бумаги через пять рабочих дней после получения требования, то есть 3 августа. В итоге нас оштрафовали на 5 тыс. рублей по статье 129.1 НК РФ. Но, если требование направлено заказным письмом, его считают полученным через шесть рабочих дней. В нашем случае это 29 июля. Тогда получается, что крайний срок для представления документов – 5 августа и наша компания исполнила требование инспекторов вовремя. Кто прав?..»

Из письма главного бухгалтера Юлии Ваниной, г. Шарья Костромской обл.

Юлия, вы правы. Компания уложилась в отведенный срок, так как крайней датой для представления документов было 5 августа.

Требование о представлении документов необходимо исполнить в течение пяти рабочих дней с момента получения (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). При направлении требования заказным письмом его считают полученным через шесть рабочих дней (п. 1 ст. 93 , п. 4 ст. 93.1 НК РФ). Дата фактического получения письма значения не имеет. Значит, компания вправе отсчитать шесть рабочих дней со дня отправки требования. А потом к получившейся дате прибавить еще пять рабочих дней на исполнение. Это подтверждает и Минфин России (

Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

Пример 1

Свернуть Показать

Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения - 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги . И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.

Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

Пример 2

Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

Свернуть Показать

Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка , без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации - так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

Что творят!

Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

Пример 3

Свернуть Показать

Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну - с регистрационным номером и датой, вторую - с подписью должностного лица:

Пример 4

Свернуть Показать

Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

Пример 5

Свернуть Показать

С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

• если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
• часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

• слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
• личный росчерк должностного лица организации-адресата;
• его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
• полное указание должности, включая наименование организации;
• дата получения документа.

Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.

Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

Доставка по «обычной» почте

Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.

Рисунок 1

Доставка по «обычной» почте

Свернуть Показать

Доставка по электронной почте

Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.

В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

Свернуть Показать

Елизавета Добренко , юрист

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов - это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация - подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

Пример 6

Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

Свернуть Показать

7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.

В адрес Поставщика было направлено заказное письмо с описью и уведомлением. На официальном сайте Почты России(в отслеживании почтовых отправлений) указано, что письмо вручено адресату, но при этом уведомление о вручении не вернулось(прошло уже более полугода). Какими документами возможно доказать в суде факт вручения письма кроме описи и квитанции об отправке?

Ответ

Доказательством вручения письма кроме описи и квитанции об отправке если уведомление о вручении не было получено, может служить переписка с отделением почтовой службы(ФГУП« Почта России») относительно выяснения обстоятельств доставки, вручения либо невручения почтового отправления, невозврата уведомления о вручении почтового отправления, так как распечатка с Интернет-сайта« Почта России» об отслеживании почтовых отправлений не всегда для судов является надлежащим доказательством получения письма лицом.

Как указал Пленум ВАС РФ в пункте 14 Постановления от 09.12.2002 № 11 « », при отсутствии уведомления о вручении направление искового заявления и приложенных к нему документов подтверждается другими документами в соответствии с п. 1 ст. 126 АПК РФ. Это может быть почтовая квитанция, свидетельствующая о направлении копии искового заявления с уведомлением о вручении, а если копии искового заявления и приложенных к нему документов доставлены или вручены ответчику и другим лицам, участвующим в деле, непосредственно истцом или нарочным, - расписка соответствующего лица в получении направленных(врученных) ему документов, а также иные документы, подтверждающие направление искового заявления и приложенных к нему документов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах« Системы Юрист» .

«Правила направления иска и прилагаемых к нему документов другим лицам

Обычно копии документов направляют адресатам по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (этот способ отправки – оптимальный), реже – иными способами доставки (ценное письмо с описью вложения, вручение копий документов адресату лично под подпись и т. д.).

Документы, которые подтверждают направление искового заявления и иных документов другим участвующим в деле лицам, – почтовая квитанция об отправке, уведомление о вручении и т. д.

В большинстве случаев копию искового заявления и иных документов истец направляет другим участникам процесса либо в день подачи иска, либо за несколько дней до этого. Это связано с тем, что участники хозяйственного оборота обычно готовят исковые заявления не заранее, а только после того, как контрагент нарушит их права, и торопятся предъявить иск в суд. Поэтому ко дню обращения в суд письмо с копией иска, скорее всего, еще не успеет дойти до адресата. По этой причине в качестве документа, который подтверждает направление копии иска ответчику и другим участвующим в деле лицам, в суд, как правило, представляют почтовую квитанцию об отправке. В такой квитанции должны быть указаны наименование адресата и его адрес. В дальнейшем, когда истец получит уведомление о вручении, его также нужно представить в суд для того, чтобы подтвердить, что адресат получил копии документов от истца.

Обоснование

Этот подход соответствует разъяснениям ВАС РФ, который указал, что при отсутствии уведомления о вручении факт направления искового заявления и приложений к нему можно подтвердить другими документами. В частности, это может быть почтовая квитанция об отправке копии искового заявления с уведомлением о вручении. А если копии искового заявления и приложенных к нему документов истец доставил или вручил адресату лично или нарочным, то нужно представить в суд расписку о получении направленных (врученных) адресату документов.

Такие разъяснения содержатся в пункте 14 постановления Пленума ВАС РФ от 9 декабря 2002 г. № 11 «О некоторых вопросах, связанных с введением в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации».

Нужно учитывать, что расписка в получении документов должна содержать фамилию и инициалы адресата, указание на его должность либо иную причастность данного лица именно к ответчику. В противном случае суд может оставить исковое заявление без движения».

« Довод кассационной жалобы истца о том, что подтверждением получения гарантом требования об уплате банковской гарантии № 22/26/12−17 921 от 12.12.2012 в пределах срока действия гарантии служит информация, полученная с использованием информационного ресурса« Отслеживание почтовых отправлений» официального сайта ФГУП« Почта России» в сети Интернет(т.3 л.д.8−9), отклоняется судом кассационной инстанции.

Истец, направляя 18.12.2012 заказное письмо(т.1 л.д.30), не представил уведомление о вручении указанного почтового отправления адресату, либо деловую переписку с отделением почтовой службы(ФГУП« Почта России») относительно выяснения обстоятельств доставки, вручения либо невручения почтового отправления, невозврата уведомления о вручении почтового отправления.

Вместе с тем, выписка с информацией, полученной с официального сайта ФГУП« Почта России» с использованием ресурса« Отслеживание почтовых отправлений», сама по себе не является бесспорным доказательством получения ответчиком требования Истца об уплате банковской гарантии".

« Из Арбитражного суда г. Москвы в материалы дела были представлены документы(копии списка на заказную корреспонденцию, реестра почтовых идентификаторов, а также распечатка с официального сайта ФГУП« Почта России»), из содержания которых следует, что определение о принятии искового заявления к производству, подготовке дела к судебному разбирательству и назначении судебного заседания от 30.12.2008 было направлено ответчику по адресу его местонахождения: 129 085, г. Москва, пр. Ольминского, 3А, за N 1086 и принято к пересылке с присвоением всероссийского почтового идентификационного N 10 799 610 010 864, а, в последующем, 19.01.2009 вручено адресату, что подтверждает факт заблаговременного надлежащего извещения ответчика о времени и месте судебного заседания, состоявшегося 28.01.2009.

Таким образом, доказательств нарушения судом положений заявителем не представлено, а его довод о неполучении определения суда о назначении судебного заседания опровергается вышеизложенными документами".

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.